1. Stel je doel en je doelgroep vast. Kan van het onderwerp afhangen, b.v. een bepaalde activiteit of gebeurtenis. Maar het kan ook om een algemene mailing eens per jaar gaan. Je kunt je werk willen introduceren bij kerkelijke groepen waar je minder bekend bent, dus bepaalde categorieën kerken, diaconieën, predikanten of kerkbladen. Dat is uiteraard weer een ander type actie.
2.Per kerkelijke gemeente is er in de meeste kerken keus tussen vier soorten adressen: kerkenraden (scribaten, secretariaten); diaconieën; predikanten/voorgangers; kerkbladen. Zie de overzichten op www.pcnned.nl (aanklikken onder Adressen PCN of Specifieke info) en
www.nawplus.nl. Meestal is ’t het beste voor een van deze ingangen te kiezen. Via kerkenraden kun je ook bepaalde werksoorten als b.v. zondagsscholen bereiken. De combinatie van kerkenraden (in sommige kerken) en diaconieën (in andere kerken) is aan te bevelen voor een maximaal bereik bij fondswervende acties. Kerkbladen zijn zinvol als je publiciteit zoekt en ook kerkleden wilt bereiken. Predikanten moeten aangesproken worden op datgene wat tot hun taak behoort.
3.Vergeet ook niet dat PCN beschikt over een bestand van kerkelijke kaderleden of actieve kerkleden. Hierin is geen onderscheid naar kerkgenootschap. Dit bestand kan gecombineerd worden met de adresbestanden predikanten (protestants) en pastores (rooms-katholiek) tot een bestand van ca. 16.000 privé adressen.
4.In het algemeen is het beter een en dezelfde brief (mailing) naar de doelgroep te laten gaan, dus niet binnen de mailing afzonderlijke brieven voor deelgroepen b.v. op basis van kerkgenootschap. De ‘heikele’ punten van taalgebruik en dergelijke – zie ook punt 8 – moet je dan wel weten te omzeilen. Kennis van een kerkelijke subcultuur is hiervoor vereist.
5.Laat concepten lezen door mensen die tot de doelgroep behoren dan wel deze goed kennen.
6.Zorg voor een adequaat adressenbestand. Zelf niet beschikbaar? Dan huren op de markt. Ga niet zelf een groot aantal adressen uit handboeken intikken, want dat is ineffectief, zeker bij een eenmalige actie.
7.Let op juiste redactie van het adres op envelop en/of brief. Wil je dat de mailing wordt doorgegeven binnen een kerk, geef dat ook aan. Kan ook via een t.a.v.-regel.
8.Zorg voor een juiste aanhef. Zo mogelijk personaliseren. De algemene aanhef ‘geachte (leden van de) kerkenraad’ of ‘geachte (leden van de) diaconie’ is beter dan ‘geachte dames en heren’ of ‘geachte broeders en zusters’, te meer daar niet altijd duidelijk is of de zusters erbij zitten.
9.Kies zo mogelijk voor een aansprekend motto boven de brief.
10.Let op de opening van de brief. Maak die niet saai. Geef er een persoonlijk accent aan. En/of: probeer in te spelen op de situatie van de doelgroep. Bij predikanten b.v. uitgaande van het werk van de predikant.
11.Spreek de taal van je doelgroep. Aandachtspunten onder meer: kerkelijk/religieus taalgebruik; formuleringen waaraan men in de doelgroep sterk hecht gebruiken, in elk geval niet wat daarvan afwijkt; let op eventuele theologische argumentatie; kerkelijke begrippen zoals kerkbestuur, kerkenraad, pastor, scriba, secretaris etc. etc. correct hanteren. Vermijd bureaucratisch taalgebruik, begrippen die specifiek zijn voor je eigen milieu, moeilijke woorden, moeilijke zinnen, te veel feiten opsommen, te lang van stof, te vlotte taal, te dierbare en vrome zinnen; dit kan contraproductief werken. Vermijd een al te emotioneel beroep op de ontvanger. Dwing niet af, wees open. Geef het gevoel dat je samen werkt aan dezelfde zaak.
12.Probeer in te spelen op activiteiten en voorzieningen die men kent en waarnaar je kunt verwijzen. Denk aan collecterooster, lectuurtafel, diaconale acties, zondagsschoolwerk, bijzondere kerkdiensten, publiciteit in het kerkblad, uitdelen van folders aan kerkgangers, bijeenkomsten. Draag suggesties aan.
13.Voorbeelden van succesvolle acties elders kunnen extra belangstelling wekken.